INTEGRANTES

9-03

LAURA ARIAS VEGA

ANGIE NAVARRO SANTANDER

XIMENA JAIMES JAIMES

YOMARI BAUTISTA ANGULO



INTRODUCCIÓN

En nuestro trabajo queremos explicar y dar conocer cuatro documentos elementales que deben tener en cuenta las empresas.
Explicaremos que son, como estan conformadas y daremos algunos ejemplos para tener un concepto mas claro de ellos.

EL ACTA

¿SABES QUÉ ES?

Es un documento escrito durante una reunión en el cual se registran los temas tratados y a los acuerdos que se han llegado; para elaborar el acta se designa a una persona que tenga conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos. Al finalizar la reunión cada asistente debe firmar el acta para dejar constancia de su participación.

¿QUÉ LO CONFORMA?

-MEMBRETE: Se escribe el nombre de la empresa, dirección, logotipo, teléfono y página web (algunas actas no llevan membrete).

-TÍTULO: Es el nombre de la reunión.

-NÚMERO: Toda acta debe llevar un número y debe ser consecutivo.

-FECHA: Lugar, día, mes y año en que se elabora el acta.

-HORA: Se registra la hora de inicio y de finalización de la reunión.

-LUGAR: Sitio donde se llevará a cabo la reunión.

-ASISTENTES: Se registran las personas que asistieron a la reunión cada una con su cargo y en orden jerárquico.

-AUSENTES: Se registran las personas que fueron convocadas a la reunión y no asistieron tengan o no excusa.

-ORDEN DEL DÍA: Se registran los temas a tratar en la reunión de mayor a menor importancia.

-DESARROLLO: Se toma punto por punto de la agenda y se toma nota de quienes participaron y a que acuerdos llegaron.

-CONVOCATORIA: Se registra la fecha y la hora de la próxima reunión.

-FIRMAS: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de los cuales mínimo deben aparecer 2 en la página donde finaliza el texto. En el caso de necesitar varias hojas se escribe la expresión "PASAN FIRMAS". Todos los asistentes deben firmar.

PARA ENTENDER MEJOR...

EL MEMORANDO

¿SABES QUÉ ES?

Es la forma de comunicación interna más usada por las empresas en general por los jefes para hacer llamados de atención y felicitaciones a sus empleados de una forma muy discreta.

Los memorandos son dirigidos a las personas como tal y no a sus cargos.

Se realizan en hojas membretadas, se sacan dos copias una que se le entrega al destinatario y otra que se guarda en lo archivos que tienen las empresas.

¿QUÉ LO CONFORMA?

-Encabezado: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla.

-Memorando: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

-Código: Después de dos tabulaciones, se empieza a consignar los números de identificación de la dependencia productora.

-Datos del destinatario: Seguido de dos tabulaciones, en mayúscula sostenida, ponemos el nombre del funcionario a quien se dirige y línea siguiente el cargo.

-De: Después de dos tabulaciones, se escibe en mayúsula el nombre de la dependencia productora.

-Asunto: Esta constituido por la síntesis del memorando, se expresa en máximo seis(6), con mayúscula inicial y sin subrayar.

-Texto:Se escribe una línea entre renglones y dos entre párrafos, se redacta de forma breve, clara y concisa, omitiendo temas personales y tratando un asunto por memorando.

-Remitente: Es la persona que anuncia el mensaje.

-Transcriptor: Es la persona responsable de la redacción.

-Despedida: Palabra o frase final de cortesía.

PARA ENTENDER MEJOR...

LA CONSTANCIA

¿SABES QUÉ ES?

Es un documento en el que se hace constar algún acto o hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. La constancia normalmente sirve para dar cuenta de la ocurrencia de hechos y/o situaciones de carácter laboral.

¿QUÉ LA CONFORMA?

-MEMBRETE: Generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.

-TITULO DEL DOCUMENTO: Se refiere expresamente a la palabra´´HACE CONSTAR´´, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 3 espacios del membrete.

-TEXTO: Es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.(tiempo de servicio, salarios, funciones).

-FECHA DE EXPEDICIÓN: En esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha.

-FIRMA: Comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.

-TRANSCIPTOR: Persona responsable de editar el documento.

PARA ENTENDER MEJOR...

LA CIRCULAR

¿SABES QUÉ ES?

Es la comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

SU CLASIFICACIÓN 

De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utiizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.


 De acuerdo con el estilo se clasifican en:

1.Bloque extremo.

2.Bloque.

¿QUÉ LA CONFORMA?

- Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
- Asunto: Síntesis del contenido de la circular.
- Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento
- Destinatario: Persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.
- Saludo o vocativo: Línea de cortesía.
- Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
- Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
- Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.
- Razón social: Nombre que identifica a una empresa.
- Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
- Texto: Cuerpo del mensaje.
- Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento.
- Anexo: Documento o elemento que acompaña la circular.

PARA ENTENDER MEJOR...